Uthyrningssystem med Fortnox-integration
Med Fortnox-integrationen blir en avslutad uthyrningsorder i FleetOS en färdig order i Fortnox, med rätt kund, hyresrader, artikelnummer och kostnadsställe. Ni slipper skriva av hyresperioder och tillägg för hand innan ni fakturerar.
Vad som skickas till Fortnox
Kund
Kundnumret i Fortnox. Finns kunden inte där skapas den automatiskt med namn, organisationsnummer, e-post, telefon och fakturaadress, och kundnumret sparas i FleetOS.
Hyresrader
Hyresperioden prissatt enligt orderns dag-, vecko- eller månadspris, med eventuell rabatt och artikelnumret från ert artikelregister.
Tillägg
Försäkring, transport och andra artiklar på ordern som egna rader med antal, enhet, pris och rabatt.
Referenser
FleetOS-ordernumret som vår referens, kundens ordernummer och beställarens namn som er referens.
Kostnadsställe
Kostnadsstället som är kopplat till användaren som skickar ordern.
Riktning: från FleetOS till Fortnox
Integrationen är enkelriktad. FleetOS är platsen där maskiner, kunder, priser och hyresperioder hanteras, och Fortnox tar emot det som ska faktureras. FleetOS läser inte tillbaka betalstatus, kundregister eller artiklar från Fortnox.
Det innebär att ekonomi kan fortsätta arbeta i Fortnox som vanligt, medan uthyrningen sköter avtal, utlämning och retur i FleetOS.
Så går det till
- Anslut Fortnox. Koppla kontot under Inställningar och godkänn behörigheten i Fortnox.
- Koppla artiklar. Ange samma artikelnummer i FleetOS artikelregister som i Fortnox, till exempel för hyra, försäkring och transport.
- Avsluta ordern. När maskinen är returnerad och ordern är klar för fakturering klickar ni på Skicka till Fortnox.
- Fakturera i Fortnox. Ordern finns nu i Fortnox med alla rader och kan granskas och faktureras enligt er vanliga rutin.
Avtalshyra och delfakturor
För långtidsuthyrning med avtalshyra skapar FleetOS automatiskt en delfaktura för varje aktiv order den sista dagen i månaden. Delfakturorna samlas i en lista där ni granskar beloppen och skickar dem till Fortnox, en i taget eller flera samtidigt.
Tillägg som transport och försäkring kan ställas in att faktureras på första fakturan, på varje faktura eller först på slutfakturan. När ordern avslutas räknar slutfakturan bort de dagar som redan har fakturerats.
Vanliga frågor om Fortnox-integrationen
Skapar FleetOS fakturor direkt i Fortnox?
FleetOS skapar en order i Fortnox med alla rader ifyllda. Själva faktureringen görs sedan i Fortnox, så att ni behåller er vanliga rutin för granskning, utskick och bokföring.
Hämtar FleetOS kunder eller artiklar från Fortnox?
Nej. Integrationen går från FleetOS till Fortnox. Kunder som saknas i Fortnox skapas när den första ordern skickas, och artikelnumren anges i FleetOS artikelregister så att de matchar era artiklar i Fortnox.
Skickas ordern automatiskt när maskinen kommer tillbaka?
Nej, ni skickar ordern till Fortnox med en knapp på ordern när den är klar för fakturering. För avtalshyra skapas delfakturor automatiskt vid månadsskiftet, men de granskas och skickas manuellt.
Hur ansluter jag Fortnox?
Ni ansluter Fortnox under Inställningar i FleetOS och godkänner behörigheten i Fortnox. Kopplingen kan tas bort på samma ställe.
Vi använder ett annat ekonomisystem. Fungerar FleetOS ändå?
Fortnox är den ekonomiintegration som finns i dag. En Visma-integration är planerad men inte klar. Kontakta oss om ni använder ett annat system, så berättar vi vad som går att anpassa.